Tapetaan Excel! Tee tuotetiedonhallinta PIMillä

Excel vaikuttaa alkuun helpolta tavalta järjestellä yrityksen tuotetietoja .. ja paino sanoilla vaikuttaa alkuun. Heti kun yritys alkaa kasvamaan, markkinoijat huomaavat nopeasti hallinnoivan monimutkaista yli kahdenkymmenen rivin ja useiden välilehtien sokkeloa, jossa versionhallinta on ongelmallista. Kohta jo huomataan, että tiimillä on käsissään vanhentunutta, puutteellista ja väärääkin tuotetietoa, jota pusketaan ulos potentiaalisille asiakkaille.

Excel on yksinkertaisesti jähmeä ohjelma, joka ei taivu tuotetietojen hallinnoinnin kannalta kriittisiin tehtäviin, kuten

• Halutaan jakaa tieto automaattisesti eri järjestelmiin manuaalisen naputtelun sijaan
• Kun käsitellään useista lähteistä tulevaa informaatioita
• Kun halutaan erotella tieto eri kanavia varten
• Käsitellään useita kieliversioista tai käännöksiä
• Halutaan sallia useiden eri henkilöiden/organisaatioiden/tekijöiden osallistuminen
• Muokkaus, hyväksyntä ja julkaisu -toimintojen eriyttäminen
• Tuotteen elinkaaren & versionhallinta
• Uusien tuotteiden ja tuoteluetteloiden rakentamiseen
• Laadunvalvontaan

Asialle voi onneksi tehdä jotain, ja se jotain on järkevä ja tarkoitukseensa räätälöity tuotetiedonhallintajärjestelmä eli Product Information Management. PIM mahdollistaa sen, että yrityksen kaikkia tuotetietoja hallinnoidaan kaikissa yrityksen kanavissa verkkosivuista, verkkokauppaan, printtikatalogeihin, fyysisiin myyntikanaviin, mobiiliapplikaatioihin ja vaikka minne esim. toimialakohtaisiin järjestelmiin yhden keskitetyn järjestelmän avulla. 

Tuotetiedonhallinta Excel -virityksen vaihtaminen keskitettyyn tuotetiedonhallintajärjestelmään voi vaikuttaa moniin asioihin. Hyödyt voi tiivistää seuraaviin:

Exceliin verrattuna, PIM tekee ihmeitä tehokkuudelle kun tuotetietojen ja luetteloiden hallinnointi helpottuu ja siihen menee vähemmän aikaa. PIMiä ei kuitenkaan tulisi ajatella pelkästään ajan säästön tai työvoimakustannusten alentamisen työkaluna. Tehokas järjestelmä siirtää ihmisiltä vapautuneen työajan sellaisten haasteiden ja kehitystehtävien pariin, jotka vievät liiketoimintaa eteenpäin.

Kokoa ja pyöräytä Excel-tiedostot yhdeksi, keskitetyksi tuotetiedon lähteeksi, josta tiedot kulkeutuvat jokaiseen myynti- ja markkinointikanavaan. Saat virtaviivaistettua myös omia joskus jopa kaoottisia työprosesseja kun useat eri henkilöt voivat kasata, järjestellä, editoida, tuoda tarkastettavaksi ja julkaista tietoja samassa kanavassa.

Vaivaavatko ja työllistävätkö variaatiot ja niiden hallinta? PIMin avulla variaatioiden hallinnasta ja luonnista saadaan taakan sijaan liiketoiminnan voimavara.

Millainen olisi tiimisi ideaali tapa tuottaa laadukasta, monipuolista ja asiakkaalle relevanttia tuotetietoa? Kun tiedät miten työprosessit parhaiten toimisivat juuri teidän tiimissä, ota PIM käyttöön ja pistä se toimimaan juuri kuin te haluatte, eikä toisinpäin. PIM mahdollistaa sen, että eri ihmiset olivat he sitten yrityksen omia työntekijöitä, freelancereita tai vaikkapa kumppaniyrityksen asiantuntijoita voivat suorittaa omaa osaansa niin, että kaikki tietävät missä mennään ilman valtavaa sähköpostirumbaa.

Sano hyvästi copy-pastetukselle ja manuaaliselle tietojen siirrolle toiminnanohjausjärjestelmästä tai muusta datalähteestä mammutti-Exceliin ja takaisin. Huolellisesti integroitu PIM siirtää tiedot kaikista firmalle tarpeellisista tiedonlähteistä automaattisesti. Useimmat PIM-järjestelmät, kuten myös Akeneo, pitää jo itsessään sisällään valmiita portteja käytetyimpiin tiedonlähteisiin. Jokainen yritys on kuitenkin ainutlaatuinen ja PIM-järjestelmät vaativat usein ammattilaisten apua järjestelmien integroimisessa ennen kuin yltävät parhaimpiin suorituksiin.

Jos vastaat yrityksesi luettelosta, tuotteista tai verkkokaupasta tiimisi tulisi pystyä keskittymään täysin asiakkaalle tarpeellisen tiedon rikastamiseen ja päivittämiseen. Excel ei yksinkertaisesti taivu tähän etenkin silloin, kun tiedon pitäisi pitää olla jatkuvasti päivitettynä, näyttää eri värejä, kokoja ja tuotekohtaisia tarkennuksia ja pitää sisällään kuvia, videoita tai muita mediamuotoja. Exceliin on myös todella hankala alkaa naputtamaan kanava- maa- tai kohderyhmäkohtaisia hienosäätöjä tai muokkauksia

Tuotetietojen perimmäinen tarkoitus on luoda asiakkaalle mahdollisimman täydellistä, oikeaa ja asiakasta kiehtovaa tietoa tuotteesta huolimatta siitä, missä he tietoa katsovat. Tämä taas tarkoittaa sitä, että tieto ei välttämättä ole aina “parasta mahdollista” samanlaisena kaikissa eri kanavissa. Ilman toimivaa automaatiota, toisistaan hieman poikkeavien tuotetietojen kuljettaminen eri myynti- ja markkinointikanaviin voi koitua uskomattomaksi sotkuksi. PIM järjestelmän avulla tuotetiedot naputellaan kerran yhteen paikkaan, josta ne sitten viedään automaattisesti eri kanaviin.

Tiedonhallinnan automatisoinnin paras puoli on se, että firman työntekijät pääsevät keskittymään siihen, millä on merkitystä, eli kasvattamaan myyntiä. Sano heipat Excelille ja tulet huomaamaan, että liiketoiminnan lisäksi myös tiimisi alkaa voimaan paremmin. 

Buukkaa keikkamanageri Matilta aika pienelle demolle ja pistetään Excelit kaikessa hiljaisuudessa hautaan.  Voit myös käydä tutustumassa parhaisiin PIM-reffoihimme ja meidän tapaan tehdä tuotetiedonhallinnasta helpompaa.