Älä anna PIM-projektisi aikataulun venyä kuin Guns N’ Rosesin lavalle nousu aikoinaan.
PIM-järjestelmän (Product Information Management) käyttöönotto on tärkeä askel kohti tehokkaampaa tuotetiedon hallintaa ja sujuvampaa monikanavaista kaupankäyntiä. Hankintapäätöksen ja projektin päätteeksi juotujen pullakahvien väliin mahtuu kuitenkin useita kriittisiä vaiheita, joiden takia projektin aikataulu voi lipsua tavoitteestaan.
Tässä artikkelissa kerromme, mitkä ovat yleisimmät syyt projektin viivästymiseen, ja jaamme rokkareiden vinkit, joiden avulla vältät nämä tyypilliset sudenkuopat. Tavoitteenasi on varmasti on saada PIM-järjestelmä rokkaamaan niin pian ja sujuvasti kuin mahdollista.
1. Kiertueelle lähdetään ilman kiertuesuunnitelmaa
Moni odottaa PIM-projektin olevan ”avaimet käteen” -ratkaisu, jossa tuotetietojen siirron lisäksi toimittaja ratkoo lennossa myös kaikki tuotetietoihin liittyvät liiketoiminnalliset kysymykset. Alussa on kuitenkin tärkeää, että keikan pääesiintyjä – eli sinä – olet tekemässä tuotetietoihin ja niiden hallintaan liittyvää suunnitelmaa ja liiketoiminnallisia päätöksiä.
Rokkareiden vinkki: Määrittele kumppanisi kanssa etukäteen, mitä tuoteattribuutteja, rakenteita ja kategorisointeja PIM-järjestelmääsi tarvitaan, jotta tiedot palvelevat yrityksesi muita tietojärjestelmiä ja koko liiketoimintaasi. Mitä parempi speksaus alussa, sitä jouhevammin varsinainen tiedonsiirtovaihekin etenee. Hyvä kumppani tukee sinua tarjoamalla kokemusta ja näkemystä liiketoiminnallisten päätösten tekemisessä.
2. Raiderista puuttuu olennaisia tietoja
PIM-järjestelmästä saadaan AI-lisäosan avulla todellinen taikalaatikko, joka pystyy loihtimaan tuotekuvauksia, markkinointitekstejä ja vaikkapa allergeenilistauksia. Ainoa, mitä se ei pysty loihtimaan tyhjästä, on tarvittavat lähtötiedot. Jos esimerkiksi tuotteiden pakkausmateriaalitiedot eivät tällä hetkellä ole missään järjestelmässä, ne eivät taianomaisesti ilmesty PIMiinkään.
Rokkareiden vinkki: Tee tuotetietoihin liittyvän nykytilakartoitus ennen projektin aloitusta. Mitä tuotetietoja tarvitaan ja missä ne sijaitsevat nyt? Kerää tiedot valmiiksi eri järjestelmistä, Exceleistä ja sähköposteista ja ennen varsinaisen teknologiaprojektin alkamista.
3. Keikalta puuttuu Front Person
PIM-projektin jouheva eteneminen on usein kiinni siitä, että päätöksiä saadaan tehtyä oikeassa aikataulussa. Sen takia onkin tärkeää, että projektissa on koko ajan mukana henkilö, joka tuntee, joka tuntee tuotetiedot ja niiden käyttötapaukset ja jolla on valtuudet ja osaaminen tehdä päätöksiä niihin liittyen.
Rokkareiden vinkki: Nimeä projektille selkeä projektipäällikkö, joka vie projektia eteenpäin oman organisaatiosi sisällä. Pidä myös huoli siitä, että projektiryhmässä on mukana henkilö, jolla on valtuudet tehdä päätöksiä tuotetietoihin liittyen, mikäli tämä henkilö on eri kuin projektipäällikkö.
4. Lavatekniikkaa ei tarkisteta etukäteen
Mikään ei nostata kylmää hikeä yhtä tehokkaasti kuin soundcheckissä huomattu puute vahvistinpiuhoista. Ilman niitä soundia ei saada vahvistettua, ja kiireessä kyhätty kahden väärän piuhan viritys harvoin kestää koko keikkaa.
Sama pätee PIM-projekteihin – myös PIMin on soitava saumattomasti yhteen muiden järjestelmien kanssa, kuten verkkosivujen, CRM:n, ERP:n ja data warehousen. Jos nämä eivät ole tiedossa ja niitä ei suunnitella riittävän ajoissa, lopputuloksena voi olla valitettavia viivästyksiä tai kiireessä tehtyjä purkkaratkaisu, jotka joudutaan tekemään pian uudestaan.
Rokkareiden vinkki: Käy kriittiset integraatiotarpeet läpi etukäteen – mitkä järjestelmät tulee saada keskustelemaan PIMin kanssa? Huomioi esimerkiksi sisäiset tiedonsiirto- ja raportointijärjestelmät sekä kolmannen osapuolen järjestelmät, kuten vaikkapa etikettitulostimet. PIMin toteuttavalla kumppanillasi olisi hyvä olla tällaiset tiedossa ennakkoon.
5. Keikalla soitetaan biisejä settilistan ulkopuolelta
Tuotetietojen osalta PIM käy ja kukkuu niin komeasti, että sitä usein halutaan laajentaa muihinkin käyttötarkoituksiin. Kaikkea ei kuitenkaan kannata tunkea samaan miksauspöytään. Esimerkiksi hinnat ja varastonhallinta ovat parempi jättää ERP-järjestelmään.
Rokkareiden vinkki: Pidä PIMin fokus tuotetiedoissa. Laajennukset voivat tuntua houkuttelevilta, mutta ne lisäävät projektin monimutkaisuutta, kustannuksia ja kestoa ilman merkittävää lisähyötyä. Lue myös: Miksi PIM, eikä ERP?
PIM-keikka tulossa? Lataa legendaarinen PIM-opas
Onko PIM-järjestelmän hankinta edessä? Legendaarinen PIM-oppaamme tarjoaa sinulla tuhdin tietopaketin PIM-projekteihin liittyen sekä tarjoaa konkreettisia esimerkkejä hinnoista, hyödyistä ja onnistumisen edellytyksistä – taatulla rokkarityylillä. Älä jää arvailemaan, vaan lataa oppaamme nyt!